Nivel 1 · Básico · sin IA
Avisas a cada cliente a tiempo,sin mirar una sola fecha.
Lleva en una hoja lo que le vence a cada cliente —el SOAT, la membresía, la garantía, el mantenimiento— y le escribe treinta, quince y tres días antes, y también el día. No usa inteligencia artificial: compara la fecha de la fila con la de hoy y manda el mensaje que le toca a ese tipo.
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El problema
El SOAT que venció un martes y nadie lo miró
Nadie pierde un cliente el día que algo se vence. Lo pierde antes, en los días en que esa persona empieza a preguntar por ahí y tú todavía no sabes que su fecha está cerca. Ella tampoco se acuerda: nadie lleva en la cabeza cuándo vence su SOAT, su revisión técnica o su membresía. Se acuerda el día que la paran en la calle, o el día que alguien la llama primero.
Y la lista existe, siempre existe. Está en un cuaderno, en un Excel que abriste en marzo, en la memoria de la chica que atiende. El problema es que una lista no avisa: hay que abrirla, mirar fila por fila, sacar el teléfono y llamar. Eso se hace una semana y después ya no. Lo que cuesta caro no es el cliente nuevo que no llegó; es el que ya te había pagado una vez y se fue sin discutir nada, porque no tuvo que discutir: le tocó renovar y no estabas ahí.
- Te enteras de que venció cuando el cliente ya no está
- Un Excel de fechas que abriste hace meses y no volviste a abrir
- Llamadas de renovación que siempre quedan para mañana
- Avisos que mandas el mismo día, cuando ya no da tiempo a nada
- Clientes de años que un día dejaron de venir y nadie sabe por qué
Cómo funciona
Lo que pasa, paso a paso
SOAT, revisión técnica, membresía, garantía, mantenimiento, seguro. Avisa treinta, quince y tres días antes, con el mensaje que corresponde a cada cosa. Y los lunes te pasa la lista de todo lo que vence esta quincena.
Cada cliente es una fila: su nombre, su teléfono, qué le vence y qué día. Nada más. La hoja se crea a tu nombre, ya con sus columnas puestas, y se llena con lo que hoy tienes en un cuaderno, en un Excel o en la cabeza.
El sistema abre la hoja cada hora, fila por fila, y calcula cuántos días faltan para cada vencimiento. No hay nada que abrir ni nada que apretar. Si hoy no le toca a nadie, no pasa nada y nadie recibe un mensaje.
Treinta días antes, quince, tres, y un último el mismo día que vence. Los mensajes salen a las diez de la mañana, no de madrugada, y los domingos no le escribe a nadie. Pasada la fecha ya no insiste: avisa antes, no cuando ya pasó.
No es el mismo texto para todo. El del SOAT ofrece hacerle el trámite, el de la revisión técnica ofrece una cita, el de la membresía pregunta si la renueva, el del mantenimiento propone el día para hacerlo. Cada uno sale con su nombre, la fecha y los días que faltan.
Cada aviso que manda queda marcado en la fila de esa persona. Por eso nunca manda dos veces el mismo aviso al mismo cliente, y por eso puedes abrir la hoja y ver en qué punto va cada uno sin preguntarle a nadie.
El lunes recibes en tu WhatsApp la lista de todo lo que vence en los próximos quince días, con el enlace para abrir el chat de cada cliente. Es la llamada que ibas a hacer, con los nombres ya puestos.
Concretamente
Qué hace, y qué no
La segunda lista importa tanto como la primera: si lo que necesitas es justo eso, te decimos qué sistema lo hace en vez de venderte éste.
Lo que hace
- Compara la fecha de vencimiento de cada fila con el día de hoy, cada hora en punto, sin que nadie abra nada.
- Manda los avisos a las diez de la mañana: ningún cliente tuyo recibe un mensaje del negocio a las tres de la madrugada.
- Avisa cuatro veces por cada vencimiento: treinta días antes, quince, tres, y el mismo día en que vence.
- Usa un texto distinto según lo que vence: SOAT, revisión técnica, membresía, garantía, mantenimiento y seguro tienen cada uno el suyo.
- Si en una fila escribes un tipo que no está en esa lista, manda el mensaje general con el nombre del concepto: esa fila no se queda sin aviso.
- Cada mensaje sale con el nombre de la persona, la fecha exacta y cuántos días faltan, y termina con una pregunta para que conteste algo.
- Marca en la fila los avisos que ya salieron, así que nunca manda dos veces el mismo aviso a la misma persona.
- Los domingos no le escribe a nadie, y pasada la fecha de vencimiento tampoco: su trabajo es avisar antes, no después.
- Los lunes te manda a ti la lista de todo lo que vence en los próximos quince días, con el enlace directo al chat de cada cliente.
Lo que no hace
- No sale a buscar las fechas. Lee la que tú pusiste en la fila: si una fecha está mal escrita o falta, esa fila no avisa nada.
- No contesta lo que el cliente responde. El «sí, renuévamelo» llega a tu WhatsApp y de ahí sigues tú; el que contesta a toda hora es Recepción 24/7.
- No cobra ni revisa comprobantes. Avisa que toca renovar; perseguir la cuota que no entró es trabajo de Cobrador 24/7.
- No sabe si tu cliente renovó por otro lado. Mientras la fila diga lo mismo, para él ese vencimiento sigue pendiente.
- No abre la agenda ni reserva la hora. El mensaje pregunta si le agendas; poner la cita la sigues poniendo tú.
Dónde queda todo
Una hoja que abres del celular
Todo pasa en una hoja de Google a tu nombre, que abres desde el celular. Cuando alguien renueva haces tres cosas en su fila: pones Renovado, escribes la fecha nueva y borras la columna de avisos. Con eso el ciclo arranca otra vez desde los treinta días.
Para quién es
En qué negocios encaja
El SOAT y la revisión técnica tienen fecha fija y multa si se pasa, y el dueño del carro no la tiene apuntada en ninguna parte. Tú sí.
Tu cartera entera es una lista de fechas. La póliza que nadie miró a tiempo la termina renovando el que llamó antes que tú.
La membresía se vence sin que nadie lo diga en voz alta: el socio simplemente deja de aparecer, y recién lo notas semanas después.
Los controles y las vacunas tienen su fecha y el paciente no la lleva en la cabeza. Avisado con quince días todavía le da tiempo a pedir la cita.
El mantenimiento programado es trabajo que ya tienes vendido y que se cae por olvido. Ese mensaje ya viene escrito, con la cita ofrecida dentro.
La garantía de unos lentes y el control de la medida tienen fecha, y nadie se la apunta. El aviso llega mientras la garantía todavía sirve.
La cuenta
Con tus números, no con los nuestros
Los dos primeros renglones son lo que este sistema reemplaza y lo que te devuelve. El tercero es un ejemplo: cambia esas cifras por las tuyas y la cuenta te sale sola.
La agenda y los recordatorios que hoy nadie mantiene al día.
Clientes que ya eran tuyos y estabas dejando ir sin darte cuenta.
Una renovación recuperada suele valer más que todo el sistema. Multiplica tu ticket de renovación por cuántas se te pasan al año.
Antes de instalarlo
Qué hace falta de tu lado
Nada de esto lo peleas tú: lo dejamos puesto y funcionando. Está aquí para que sepas exactamente en qué te vas a meter.
Lo que necesitas tener
- Un número del negocio conectado a la API oficial de WhatsApp. Lo dejamos configurado nosotros y el trámite queda a tu nombre.
- Una cuenta de Google. La hoja de vencimientos se crea a tu nombre, con sus columnas ya puestas, y la abres desde el celular.
- Tu lista: quién es, su teléfono, qué le vence y qué día. Ese es el trabajo real de la instalación y lo llenamos contigo con lo que ya tengas.
- Un servidor propio, a tu nombre. Lo pagas directo al proveedor —ese dinero no pasa por nosotros— y lo que cuesta lo ves aquí arriba.
- No hace falta instalar un programa nuevo ni aprender a manejar nada, y tampoco que la lista esté completa: puedes empezar por los que vencen este mes.
Cuánto tarda
1 día de instalación, que es lo que tarda este nivel. El grueso de ese tiempo es llenar tus datos contigo: horarios, respuestas, precios y enlaces.
¿Por qué este nivel no tiene mensualidad? Porque no la necesita. Estos sistemas siguen reglas fijas y funcionan solos. Los instalamos, quedan andando, y no hay nada que estar ajustando mes a mes.
Incluye 12 meses de garantía. Si algo se rompe en ese año, lo arreglamos sin cobrarte. Pasado el año puedes dejarlo corriendo tal cual, o tomar soporte opcional por $ 9 al mes (S/ 29).
Lo único que sigue corriendo es el servidor: unos $ 9 al mes (S/ 30) que pagas directo al proveedor, a tu nombre. Ese dinero no pasa por nosotros.
También va en 4 packs
Sale más barato acompañado
Un pack no es un descuento y ya: son sistemas que se cubren las espaldas entre ellos. Cada uno dice por qué van juntos.
Pack Membresías
Gimnasios, institutos, coworkings, internet, seguros. Todo negocio que cobra todos los meses.
Pack Consultorio
Consultorios, dentistas, veterinarias, salones y barberías. Todo lo que trabaja con cita previa y pierde plata cuando no llegan.
Pack Negocio Local
Los 8 sistemas que sirven a cualquier negocio que atiende gente: tienda, taller, estudio, servicio a domicilio.
Pack Clínicas y Consultorios
Clínicas, dentistas, veterinarias, ópticas. Todo lo que se agenda y se controla cada cierto tiempo.
Suelen ir juntos
Los que se piden con éste
Cobrador 24/7
Avisar la renovación y cobrar la cuota son trabajos distintos. Van juntos en el Pack Membresías, con Recepción 24/7 y Fidelización por Cumpleaños.
Recepción 24/7
Cuando el cliente contesta «sí, renuévamelo» un domingo, alguien tiene que estar ahí. Entra con este sistema en tres packs del catálogo.
Confirmación de Citas
Si el aviso termina en una cita, éste se encarga de que la persona confirme que viene. Los dos, con Recepción 24/7, son el Pack Consultorio.
Las dudas de justo antes
Lo que nos preguntan
¿De dónde saca las fechas? ¿Las busca él solo?
No las busca: lee la columna de vencimiento de tu hoja. No consulta ningún registro público ni la base de nadie. La fecha la pones tú una vez, y de ahí en adelante él es el que la mira, cada hora, todos los días. Si una fila tiene la fecha vacía o mal escrita, esa fila no avisa; por eso la hoja se arma contigo en la instalación.
El cliente me contesta «sí, renuévalo». ¿Quién le responde?
Tú, o quien atienda el WhatsApp del negocio. Este sistema manda el aviso y se queda callado: la respuesta entra en el chat como cualquier otro mensaje. Si lo que quieres es que alguien conteste también de noche y los domingos, eso lo hace Recepción 24/7, y los dos trabajan sobre el mismo número.
¿Y si ya renovó? ¿Le va a seguir escribiendo?
Cada uno de los cuatro avisos sale una sola vez, y del día del vencimiento en adelante no escribe más. Cuando la persona renueva, en su fila pones Renovado, escribes la fecha nueva y borras la columna de avisos: ahí el ciclo vuelve a empezar, y el primer mensaje saldrá treinta días antes de esa fecha nueva.
¿Puedo cambiar los días y lo que dicen los mensajes?
Sí. Los cuatro momentos —treinta, quince, tres y el mismo día— son números, y los mensajes son texto, uno por cada tipo de vencimiento. Si tu negocio necesita avisar con sesenta días, o que el del SOAT diga otra cosa, nos dices qué quieres y queda cambiado. No es programación, es una lista de textos y fechas.
¿A qué hora le escribe a mis clientes?
A las diez de la mañana. El sistema revisa la hoja cada hora en punto, pero los avisos salen a esa hora, así que nadie recibe un mensaje del negocio a medianoche. Los domingos no escribe. Si te conviene otra hora, se cambia.
Tengo SOAT, membresías y mantenimientos mezclados. ¿Aguanta una sola hoja?
Sí, y así está pensado. En la columna de tipo escribes qué es cada fila, y cada una recibe el mensaje que le corresponde: el SOAT no suena igual que una membresía. Si escribes un tipo que no está en la lista, usa el mensaje general con el nombre del concepto que pusiste, así que esa fila tampoco se queda sin aviso.
¿Qué pasa cuando se acaba el año de garantía?
Nada. El sistema es tuyo y sigue corriendo igual, sin cuota y sin permiso de nadie. Durante los primeros doce meses, si algo se rompe lo arreglamos sin cobrarte. Pasado el año puedes dejarlo andando tal cual o tomar el soporte opcional del nivel, que es mensual y va aparte. Lo único que sigue corriendo siempre es el servidor, a tu nombre.
Siempre incluido
Lo mismo para todos, sin letra chica
No te entregamos un programa para que lo pelees. Lo dejamos funcionando con los datos, los precios y los horarios de tu negocio.
El sistema se instala a tu nombre: tu WhatsApp, tus cuentas, tu servidor, tu hoja. Si un día te vas, te llevas todo funcionando. Nadie te apaga nada.
Todo lo que hace el sistema se ve en una hoja que abres desde tu celular. Sin depender de nosotros para mirar.
Si tú o alguien de tu equipo responde un chat, el sistema se queda en silencio. Nunca habla encima de una persona.
Si algo se rompe durante el primer año, lo arreglamos sin cobrarte. En los de pago único, después de ese año el sistema sigue siendo tuyo igual.
Si no sabe un precio o una fecha, dice que lo va a confirmar y te avisa. Preferimos que se calle a que le mienta a tu cliente.
Empieza por uno
El vencimiento va a llegar igual. Lo que cambia es si tu cliente se enteró con un mes o el mismo día.
No hace falta contratarlos a todos. Cuéntanos qué se te está escapando y te decimos cuál te conviene primero — y si creemos que no te sirve ninguno, también te lo decimos.