Nivel 1 · Básico · sin IA
El día antes, alguien pide la confirmación.Y no eres tú, ni tu recepcionista.
Es para los negocios que trabajan con hora reservada: consultorios, veterinarias, barberías, talleres. Revisa tu lista de citas cada media hora, escribe él mismo el SÍ y el NO en la hoja, y no usa inteligencia artificial: pide una respuesta de una palabra y con eso le alcanza.
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El problema
El que no llegó, y la hora que se fue con él
Confirmar citas es el trabajo que siempre queda para el final del día. A las seis de la tarde alguien agarra la lista de mañana y empieza a llamar: unos no contestan, otros dicen que después avisan, y alguno se había olvidado por completo de que tenía hora. Cuando la vuelta sale bien igual te comió la tarde. Cuando sale mal, te enteras al día siguiente, mirando la puerta.
Y el que no llega casi nunca avisa. Simplemente no aparece, y esa hora ya no se le puede dar a nadie: quien la quería a esa hora la pidió para otro día, o se fue a otro sitio. No es que hayas trabajado menos ese día, es que tenías la puerta cerrada con gente afuera. De todo lo que se pierde en un negocio con agenda, la hora reservada es lo único que no se puede vender después.
- La lista de mañana se confirma a las seis, si alguien se acuerda
- Gente que no aparece y a la que nadie llegó a llamar
- El paciente que jura que su cita era otro día
- Huecos en la agenda de los que te enteras cuando ya pasaron
- Una lista de espera que nunca alcanzas a avisar a tiempo
Cómo funciona
Lo que pasa, paso a paso
Un día antes le pide al paciente que confirme con un SÍ o un NO, y lo anota solo. Tres horas antes le manda el recordatorio con la dirección y el mapa. Y si a doce horas de la cita nadie confirmó, te avisa a ti con el teléfono a la mano para que ofrezcas el cupo a otro. El que dice que no puede recibe respuesta para reprogramar.
La lista es una hoja de Google a tu nombre: nombre, teléfono, fecha, hora y servicio. La escribes tú, la vuelca tu programa de citas, o la anota el Asistente con IA si más adelante lo pones. El sistema lee de ahí y de ningún otro lado.
Cada treinta minutos repasa la lista y compara cada cita con la hora local de tu negocio. No manda todo de golpe en un lote de la madrugada: cada aviso sale cuando a esa cita le toca, no cuando le toca al sistema.
Al paciente le llega el mensaje con la fecha, la hora, el servicio y tu dirección, y una sola pregunta: que responda SÍ o NO. Una palabra, sin enlaces que abrir ni formularios que llenar desde el celular en la cola del micro.
Reconoce las maneras normales de decir sí — sí, confirmo, confirmado, ok, dale, listo —, cruza ese mensaje con la cita que ese número tenía en la hoja y escribe el resultado en la columna Confirmado. Al que contesta no, mover o reprogramar le pide qué día le acomoda.
A tres horas de la hora reservada sale el recordatorio con la hora, la dirección y el enlace del mapa, para que nadie llame preguntando cómo llegar ni se pierda buscando la puerta a veinte minutos de su turno.
Si a doce horas de la cita esa fila sigue sin confirmar, el mensaje te llega a ti: nombre, servicio, fecha, hora y el enlace para abrir ese chat de una vez. Con doce horas por delante, ese hueco todavía se le puede ofrecer a otro.
Concretamente
Qué hace, y qué no
La segunda lista importa tanto como la primera: si lo que necesitas es justo eso, te decimos qué sistema lo hace en vez de venderte éste.
Lo que hace
- Veinticuatro horas antes manda el mensaje con fecha, hora, servicio y dirección, y pide que respondan SÍ o NO.
- Toma como confirmación las maneras normales de decirlo: sí, si, confirmo, confirmado, ok, dale, listo.
- Al que confirma le contesta en el momento que su cita quedó confirmada, con la fecha y la hora, así nadie se queda dudando si su mensaje llegó.
- A quien escribe no, no puedo, mover, cambiar o reprogramar le responde en el momento pidiendo qué día y hora le acomodan.
- Escribe él solo el sí y el no en la columna Confirmado de tu hoja: nadie tiene que pasar respuestas a mano.
- Tres horas antes manda el recordatorio con la hora, la dirección y el enlace del mapa de tu local.
- Doce horas antes de una cita sin confirmar te escribe a ti con el nombre, el servicio, la fecha y el enlace para abrir ese chat.
- Marca en la hoja cada aviso que ya salió, así la misma persona no recibe dos veces el mismo mensaje.
- Deja fuera las citas que marcaste como atendida o cancelada: no les escribe ni te avisa de ellas.
Lo que no hace
- No interpreta lo que le escriben. Un «depende» o un «creo que sí» no cuenta como confirmación: esa cita se queda en blanco y a doce horas el aviso te llega a ti.
- No reprograma nada por su cuenta. Al que no puede le pide día y hora en el momento, pero mover la cita en tu agenda lo sigues haciendo tú.
- No lee tu calendario solo. Si una cita no está en la hoja, para él no existe: no la confirma, no la recuerda y no te avisa de ella.
- No llama por teléfono ni deja mensajes de voz. Todo pasa por mensajes escritos de WhatsApp, del negocio a la persona y de vuelta.
- No contesta las otras preguntas que te hacen por WhatsApp: sólo habla de la cita que ya está en la hoja. Del resto se encarga Recepción 24/7.
Dónde queda todo
Una hoja que abres del celular
Todo vive en una hoja de Google que abres del celular. Tú escribes la cita y, cuando termina, pones atendida o cancelada en Estado para que la deje en paz. La columna Confirmado la llena el sistema; la de Avisos es su control interno y no hay que tocarla.
Para quién es
En qué negocios encaja
La hora que nadie ocupa no se vende después, y el que no viene casi nunca avisa. Aquí el cupo sin confirmar aparece doce horas antes, no cuando la sala está vacía.
La cita la trae el dueño del animal, que está trabajando: confirma por escrito de noche, cuando no puede contestar una llamada.
Tienes las manos en la cabeza de alguien toda la tarde. Confirmar por teléfono es imposible, y el sí llega escrito y ya anotado en la hoja.
Son sesiones seguidas y basta que se caiga una para que el tratamiento se atrase. El recordatorio de tres horas antes va con la dirección y el mapa.
La reunión se pacta con semanas de antelación y para entonces ya nadie la tiene presente. El mensaje del día antes la vuelve a poner en su agenda.
El auto entra a una hora concreta y el técnico queda reservado para eso. Si no aparece, el técnico se queda parado y no hay a quién adelantar.
La cuenta
Con tus números, no con los nuestros
Los dos primeros renglones son lo que este sistema reemplaza y lo que te devuelve. El tercero es un ejemplo: cambia esas cifras por las tuyas y la cuenta te sale sola.
A la persona que llama uno por uno la tarde anterior para confirmar.
Las horas de agenda que hoy se pierden por el que no llegó.
Si tu consulta vale S/ 80 y recuperas 4 plantones al mes, son S/ 320. Cambia esos números por los tuyos.
Antes de instalarlo
Qué hace falta de tu lado
Nada de esto lo peleas tú: lo dejamos puesto y funcionando. Está aquí para que sepas exactamente en qué te vas a meter.
Lo que necesitas tener
- Tus citas en una hoja de Google, con nombre, teléfono, fecha, hora y servicio. La hoja la creamos nosotros y queda a tu nombre.
- Un número de WhatsApp del negocio en la vía oficial de Meta. Lo configuramos nosotros; verificar el negocio ante Meta toma unos días y queda a tu nombre.
- Tu dirección con una referencia de las que se entienden, del tipo «al costado de la farmacia», y el enlace de tu ubicación en el mapa.
- El número de WhatsApp donde quieres recibir los avisos de las citas que nadie confirmó.
- Un servidor propio, unos nueve dólares al mes que pagas directo al proveedor y a tu nombre. Ese dinero no pasa por nosotros.
- No hace falta cambiar tu manera de agendar: se puede llenar a mano, desde tu software de citas o desde el Asistente con IA.
Cuánto tarda
1 día de instalación, que es lo que tarda este nivel. El grueso de ese tiempo es llenar tus datos contigo: horarios, respuestas, precios y enlaces.
¿Por qué este nivel no tiene mensualidad? Porque no la necesita. Estos sistemas siguen reglas fijas y funcionan solos. Los instalamos, quedan andando, y no hay nada que estar ajustando mes a mes.
Incluye 12 meses de garantía. Si algo se rompe en ese año, lo arreglamos sin cobrarte. Pasado el año puedes dejarlo corriendo tal cual, o tomar soporte opcional por $ 9 al mes (S/ 29).
Lo único que sigue corriendo es el servidor: unos $ 9 al mes (S/ 30) que pagas directo al proveedor, a tu nombre. Ese dinero no pasa por nosotros.
También va en un pack
Sale más barato acompañado
Un pack no es un descuento y ya: son sistemas que se cubren las espaldas entre ellos. Cada uno dice por qué van juntos.
Suelen ir juntos
Los que se piden con éste
Recepción 24/7
El sí y el no entran por el mismo chat donde ya te escriben, sin otro número. Los dos, con Alertas de Vencimiento, son el Pack Consultorio.
Alertas de Vencimiento
Se ocupa de lo que vence cuando no hay cita puesta: un control, una membresía, una revisión al año. Es el tercero del Pack Consultorio.
Asistente con IA
Con él puesto, las citas nuevas entran a la hoja desde la propia conversación, sin que nadie las copie a mano después.
Las dudas de justo antes
Lo que nos preguntan
¿Y si el paciente contesta «creo que sí» o «depende»?
Para el sistema eso no es una confirmación. Reconoce las maneras normales de decir sí — sí, confirmo, confirmado, ok, dale, listo — y las de decir no — no puedo, mover, cambiar, reprogramar —, y todo lo demás lo deja en blanco. No usa inteligencia artificial y no adivina. Esa cita sigue contando como sin confirmar, así que a doce horas te llega el aviso a ti y lo resuelves con una llamada.
¿Se pueden cambiar las horas? En mi rubro conviene avisar con más tiempo.
Sí. Las veinticuatro horas, las tres horas y las doce horas son números de su configuración, no algo fijo por dentro. Si en lo tuyo conviene pedir la confirmación dos días antes y recordar una hora antes, se ponen esos números y queda así para todas las citas. Se decide en la instalación y después se cambia cuando quieras.
¿Mueve él la cita cuando alguien dice que no puede?
No. Al que dice que no le responde en el momento pidiéndole qué día y hora le acomodan, para que no reciba un silencio justo cuando estaba avisando. De ahí en adelante sigues tú: la nueva fecha la escribes en la hoja y el sistema vuelve a hacer su trabajo con la cita nueva. No toca tu agenda por su cuenta.
Ya llevo mi agenda en otro programa. ¿Tengo que dejarlo?
No. Lo único que necesita es la lista en la hoja: nombre, teléfono, fecha, hora y servicio. Se puede llenar a mano, volcarla desde tu software de citas, o dejar que la anote el Asistente con IA si más adelante lo pones. La fecha va como año, mes y día, y la hora en formato de veinticuatro horas. Nada más.
¿No se va a poner a escribirle dos veces a mis pacientes?
No. Cada aviso queda marcado en la hoja cuando sale: uno para la confirmación, uno para el recordatorio y uno para el mensaje que te llega a ti. Cuando pasa media hora y vuelve a repasar la lista, ve lo que ya hizo y no lo repite. Y si escribes atendida o cancelada en la columna Estado, esa cita deja de existir para él.
Ya tengo Recepción 24/7. ¿Hace falta otro número de WhatsApp?
No. Los dos trabajan sobre el mismo número del negocio, y el sí o el no del paciente entra por el chat donde ya te escribe siempre. Es la combinación normal en un consultorio: uno contesta lo que preguntan a cualquier hora, el otro se ocupa de la agenda del día siguiente. Con Alertas de Vencimiento, los tres forman el Pack Consultorio.
¿Qué pasa cuando se acaba el año de garantía?
Nada. El sistema es tuyo y sigue corriendo igual, sin cuota ni permiso de nadie. Durante los primeros doce meses, si algo se rompe lo arreglamos sin cobrarte. Pasado el año puedes dejarlo tal cual o tomar soporte opcional, que se cotiza aparte. Lo único que sigue pagándose siempre es el servidor, directo al proveedor y a tu nombre.
Siempre incluido
Lo mismo para todos, sin letra chica
No te entregamos un programa para que lo pelees. Lo dejamos funcionando con los datos, los precios y los horarios de tu negocio.
El sistema se instala a tu nombre: tu WhatsApp, tus cuentas, tu servidor, tu hoja. Si un día te vas, te llevas todo funcionando. Nadie te apaga nada.
Todo lo que hace el sistema se ve en una hoja que abres desde tu celular. Sin depender de nosotros para mirar.
Si tú o alguien de tu equipo responde un chat, el sistema se queda en silencio. Nunca habla encima de una persona.
Si algo se rompe durante el primer año, lo arreglamos sin cobrarte. En los de pago único, después de ese año el sistema sigue siendo tuyo igual.
Si no sabe un precio o una fecha, dice que lo va a confirmar y te avisa. Preferimos que se calle a que le mienta a tu cliente.
Empieza por uno
Nadie puede obligar a un paciente a venir. Lo que sí se puede es saberlo doce horas antes.
No hace falta contratarlos a todos. Cuéntanos qué se te está escapando y te decimos cuál te conviene primero — y si creemos que no te sirve ninguno, también te lo decimos.