Nivel 2 · Intermedio · sin IA
La cotización sale el día que te la piden.Y el seguimiento lo hace ella sola.
Es para el que cotiza a mano: escribes en una fila a quién le cotizas y qué le estás vendiendo, y ahí acaba tu parte. El número, las cuentas, el documento con tu membrete y el mensaje al cliente salen en el mismo rato, y a los dos días y a los cinco alguien vuelve a preguntar por ti.
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El problema
El presupuesto que armas el jueves por la noche
El cliente pide precio un martes y tú le dices que se lo mandas hoy mismo. Después el día se llena: entra un pedido, se cae un proveedor, hay que ir a la obra. El martes pasa, el miércoles también, y el jueves por la noche abres la cotización del cliente anterior para no empezar de cero, cambias el nombre, cambias las cantidades y ruegas no haberte dejado un precio viejo adentro.
Lo caro no es el rato que te toma armarla: es lo que pasa después. La mandas y ahí se queda. No vuelves a escribir para no parecer desesperado, y semanas más tarde te enteras por un tercero de que el trabajo lo hizo otro. Nunca supiste si la abrió, si le pareció cara o si simplemente se le pasó, porque de esa cotización no quedó nada anotado en ninguna parte.
- Cotizaciones armadas encima de la del cliente anterior
- «Te la mando hoy mismo» dicho el martes y enviada el viernes
- El precio viejo que se quedó adentro y lo vio el cliente primero
- Nadie sabe cuántas salieron este mes ni en cuál quedó pendiente la respuesta
- Escribir «¿pudiste revisarla?» y sentir que estás molestando
Cómo funciona
Lo que pasa, paso a paso
Arma el documento con tu diseño, calcula subtotal e IGV, y se lo manda al cliente por WhatsApp en PDF. A los dos días le pregunta si la revisó, y a los cinco le recuerda que está por vencer.
En la hoja pones el teléfono, el nombre, la empresa, el RUC si lo tiene y los ítems tal como se hablan: «Polo negro x2 @45, Gorra x1 @30». Escribes Solicitada en la columna Estado y ya está, ese es todo tu trabajo.
No hay que avisarle ni apretar nada en ningún lado. Mira esa hoja cada cinco minutos y, en cuanto aparece una fila en Solicitada, se pone a armarla, sea la hora que sea y estés donde estés.
Saca una copia de tu plantilla de Google Docs, la que lleva tu logo y tus colores, y mete cada dato en su sitio: número, fecha, cliente, empresa, RUC, el detalle línea por línea, subtotal, IGV, total, validez y tus condiciones de pago.
El documento se publica como PDF y queda guardado en una carpeta de tu Google Drive. Al cliente le llega el mensaje con el número, el total y hasta cuándo vale, más el enlace para abrirla desde el celular sin instalar nada.
La cola de seguimiento se revisa cada hora, en el minuto cuarenta. Le pregunta si pudo revisarla y le ofrece ajustarla si algo no le cuadra. Ese texto lo escribiste tú una sola vez, y sale con su nombre y con el número de esa cotización, no como un mensaje suelto que no se sabe de qué habla.
Le recuerda hasta cuándo vale y le dice que si ya no le interesa te lo confirme sin problema. Después de ese mensaje no vuelve a escribirle nunca más por esa cotización: dos son dos, y volver a insistir después de eso lo decides tú, con tus palabras.
Concretamente
Qué hace, y qué no
La segunda lista importa tanto como la primera: si lo que necesitas es justo eso, te decimos qué sistema lo hace en vez de venderte éste.
Lo que hace
- Lee los ítems como los escribiste, «Polo negro x2 @45», y de ahí saca las cantidades, el subtotal, el IGV y el total sin que nadie abra la calculadora.
- Calcula el IGV al dieciocho por ciento, y si tu negocio no cobra IGV se apaga y el total sale limpio.
- Pone la fecha hasta la que vale la cotización, quince días si no dices otra cosa, y la escribe en el documento y también en el mensaje.
- Mete tus condiciones de pago en todas, el adelanto y el saldo tal como los cobras tú, sin que a nadie se le olvide escribirlas al final.
- Numera cada cotización con el prefijo que elijas y guarda ese número, el enlace y la fecha de envío en la fila del cliente.
- Deja cada PDF guardado en una carpeta de tu Google Drive, a tu nombre, y ahí lo encuentras meses después sin rebuscar en el chat.
- Manda como máximo dos recordatorios por cotización, a los dos días y a los cinco, y después se calla.
- Escribe el mensaje con el nombre del cliente, el número de la cotización, el total y la fecha de vencimiento, no un «ahí te va» suelto.
- Mueve la fila de Solicitada a Enviada en cuanto la manda, y va contando los seguimientos, así que la misma cotización no sale dos veces.
Lo que no hace
- No decide precios ni descuentos. El número que sale es el que tú escribiste en la fila: no redondea, no ajusta y no negocia.
- No lee tu chat. No sabe que alguien pidió precio hasta que escribes la fila, y lo que el cliente responda lo contestas tú o quien atienda el WhatsApp.
- No manda correos. La cotización sale por WhatsApp y el PDF se abre desde el enlace, en el celular.
- No emite factura ni boleta. Una cotización no es un comprobante, y lo que toca SUNAT es Facturación Electrónica.
- El enlace del PDF lo abre cualquiera que lo tenga. No lleva clave, así que tu cliente se lo puede reenviar a su jefe sin pedirte permiso; conviene saberlo antes.
Dónde queda todo
Una hoja que abres del celular
Todo vive en una pestaña llamada Cotizaciones, en tu hoja de Google y a tu nombre. Tú escribes la fila y mueves la columna Estado; el número, el enlace del PDF, la fecha de envío y los seguimientos los llena el sistema.
Para quién es
En qué negocios encaja
Cada obra empieza con un presupuesto y cada presupuesto son horas de documento. Acá escribes las partidas en una línea y sale con tu membrete y tus condiciones puestas.
Todo lo que vendes es cantidad por precio unitario: cien polos, cincuenta gorras, dos banners. Es exactamente la forma en que el sistema lee los ítems.
El que organiza pide tres precios el mismo día y compara lo que tenga a mano. El tuyo sale numerado, con el total y con la fecha hasta la que vale escrita.
Te piden el mismo producto en tres cantidades distintas. Cambias dos números en la fila, la vuelves a marcar y sale la nueva versión sin armar nada de nuevo.
Cada consulta termina en un documento con condiciones de pago y fecha de validez, que es justo lo que se olvida de poner cuando se arma a las apuradas.
Sales de la visita con el diagnóstico en la mano y la cotización se queda para la noche. Escribes los ítems desde el celular y sale sin abrir la laptop.
La cuenta
Con tus números, no con los nuestros
Los dos primeros renglones son lo que este sistema reemplaza y lo que te devuelve. El tercero es un ejemplo: cambia esas cifras por las tuyas y la cuenta te sale sola.
Las horas de armar cotizaciones a mano y el seguimiento que nunca se hace.
Unas 6 horas al mes, y la ventaja de llegar primero.
La primera cotización que ganes por llegar antes que tu competencia paga varios meses del servicio.
Antes de instalarlo
Qué hace falta de tu lado
Nada de esto lo peleas tú: lo dejamos puesto y funcionando. Está aquí para que sepas exactamente en qué te vas a meter.
Lo que necesitas tener
- Una cuenta de Google. Ahí viven la hoja donde escribes, la plantilla del documento y la carpeta donde queda guardado cada PDF, todo a tu nombre.
- Tu cotización como la mandas hoy: logo, colores, el orden de las cosas y tus condiciones de pago. Con eso armamos la plantilla una sola vez.
- Un número de WhatsApp del negocio conectado a la API oficial de Meta. Lo configuramos nosotros; verificar el negocio ante Meta toma unos días y queda a tu nombre.
- Un servidor propio, unos nueve dólares al mes que pagas directo al proveedor y a tu nombre. Ese dinero no pasa por nosotros.
- No hace falta un diseñador cada vez, ni un programa de facturación, ni que tu vendedor aprenda un panel nuevo: escribe una fila desde el celular.
Cuánto tarda
2 a 3 días de instalación, que es lo que tarda este nivel. El grueso de ese tiempo es llenar tus datos contigo: horarios, respuestas, precios y enlaces.
¿Y por qué estos sí llevan mensualidad? Porque la inteligencia artificial consume cada vez que responde, y porque tienen más piezas conectadas que cambian solas — Google, Meta, tu calendario. La mensualidad paga que alguien esté pendiente de eso, no una licencia.
Te lo decimos completo desde el principio: no hay costos ocultos ni permanencia. Si un mes decides parar, paras.
Suelen ir juntos
Los que se piden con éste
Recepción 24/7
Es quien atiende al que pregunta precio a medianoche y deja anotado su nombre y lo que quiere. Tú solo pasas esa fila a cotizar.
Seguimiento de Cotizaciones
Este vuelve por la cotización que ya salió, a los dos y a los cinco días. Aquel entra antes, al pasar un precio por chat, sin documento de por medio.
Facturación Electrónica
Cuando la cotización se acepta viene el comprobante. Esa parte, la de SUNAT, este sistema no la toca.
Las dudas de justo antes
Lo que nos preguntan
¿Y si el precio depende de cada caso y no tengo lista fija?
Es lo normal, y por eso el precio lo decides tú. El sistema no cotiza por ti: toma los ítems y los números que escribiste en la fila, multiplica, saca el IGV y arma el documento. No redondea, no aplica descuentos y no negocia. Lo que te quita de encima no es pensar el precio, es todo lo que viene después de haberlo pensado.
¿Puedo cambiar el diseño de la cotización después?
Sí, cuando quieras. La plantilla es un documento de Google Docs tuyo: cambias el logo, mueves el orden de las cosas, agregas una nota al pie, y la siguiente cotización ya sale así. No hay que tocar el sistema para eso.
¿No va a estar fastidiando a mi cliente con recordatorios?
Son dos mensajes por cotización: uno a los dos días preguntando si pudo revisarla, y otro a los cinco recordándole hasta cuándo vale. Después se calla para siempre en esa cotización. Los dos textos los escribes tú, con tus palabras, y se cambian el día que quieras.
¿Y si el cliente me dice que sí antes del primer recordatorio?
La pasas a Aceptada en la columna Estado y esa fila sale de la cola. Esa columna manda todo: Solicitada es la que se arma, Enviada la que recibe los recordatorios, y Aceptada, Rechazada o Vencida ya no reciben nada. Es el mismo gesto que ya haces al anotar una venta, y de paso a fin de mes esa columna te dice cuántas mandaste y en cuáles se quedó esperando la respuesta.
Cotizo por horas o por metros, no por productos. ¿Me sirve igual?
Sí, mientras lo puedas escribir como cantidad por precio, que es la forma de la fila: «Hora de instalación x8» con tu tarifa al lado, o «Metro de melamina x45» con el precio del metro. El nombre lo escribes tú y sale tal cual en el documento, línea por línea, con su subtotal. Lo que no hace es sacar metrados ni calcular tarifas por tramo: eso lo resuelves tú antes de escribir la fila.
¿La mensualidad es un alquiler? ¿Me lo apagan si dejo de pagarla?
No se apaga. El sistema queda a tu nombre desde el primer día, con tus cuentas y tu número, y no hay permanencia: el mes que quieras parar, paras, y lo instalado sigue siendo tuyo. La cuota paga el mantenimiento, que es que alguien esté pendiente cuando Google o WhatsApp cambian algo por su lado. Y durante los primeros doce meses, si algo se rompe lo arreglamos sin cobrarte.
¿Cuánto tarda en estar funcionando?
Dos o tres días, y el grueso de ese tiempo es armar tu plantilla: tu logo, tu orden, tus condiciones y qué datos van en el documento. Antes de dejarlo activo mandamos una cotización de prueba a un celular cualquiera y la abrimos como la va a abrir tu cliente, desde el teléfono.
Siempre incluido
Lo mismo para todos, sin letra chica
No te entregamos un programa para que lo pelees. Lo dejamos funcionando con los datos, los precios y los horarios de tu negocio.
El sistema se instala a tu nombre: tu WhatsApp, tus cuentas, tu servidor, tu hoja. Si un día te vas, te llevas todo funcionando. Nadie te apaga nada.
Todo lo que hace el sistema se ve en una hoja que abres desde tu celular. Sin depender de nosotros para mirar.
Si tú o alguien de tu equipo responde un chat, el sistema se queda en silencio. Nunca habla encima de una persona.
Si algo se rompe durante el primer año, lo arreglamos sin cobrarte. En los de pago único, después de ese año el sistema sigue siendo tuyo igual.
Si no sabe un precio o una fecha, dice que lo va a confirmar y te avisa. Preferimos que se calle a que le mienta a tu cliente.
Empieza por uno
Armar la cotización no es el trabajo. El trabajo es que salga el mismo día y que alguien vuelva a preguntar.
No hace falta contratarlos a todos. Cuéntanos qué se te está escapando y te decimos cuál te conviene primero — y si creemos que no te sirve ninguno, también te lo decimos.